¿Cómo evitar la perdida de información?

Con la cantidad de servicios y herramientas con los que un usuario promedio dispone a esta altura de la vida de la humanidad (2014), no deberían existir excusas para la perdida de información. A continuación voy a brindar algunos consejos y maneras de mantener nuestra información siempre disponible y segura. Lo haré basándome en mis propias experiencias y a nivel usuario, para las empresas el tema es bastante más complicado y ya hay mucha gente ayudando con eso.

Accidentes everywhere

Nadie está a salvo de una mano entrometida, de una desatención o de un agente externo que haga que perdamos algún tipo de información valiosa. Nos pueden robar el celular o la tablet, se puede romper el disco rígido de nuestra computadora, te pueden tirar a la pileta con el celular en el bolsillo, se puede prender fuego la habitación donde dejaste tu notebook, y así cada uno sabrá por experiencia propia o ajena agregar casos en los que perder un dispositivo y con el toda la información. También existen las personas malintencionadas y si bien es un tema aparte, tampoco podemos estar seguros de que nadie nos borre algo “sin querer queriendo”, por maldad, o por algún interés particular.

Lo tradicional, backups

Existe una buena cantidad de software para realizar backups del contenido de nuestras computadoras y dispositivos a otros discos, pero lo esencial es tener ese otro disco y que además sea de confianza. En mi opinión lo ideal es tener uno o mas discos externos donde almacenar la información y a la vez poder tenerla fácilmente a mano y transportarla de ser necesario. Un disco externo de 1TB es relativamente accesible y su valor monetario es ridículo ante su valor utilitario, para un usuario promedio es una capacidad más que interesante.

Mi primer disco externo fue un Samsung  de 250GB. Ahora tengo otro de la misma marca pero de 1TB y nunca tuve un solo problema y jamas volví a perder nada. Este disco externo me permiten hacer backups pero ademas almacenar información que no es necesario tener en la computadora, puedo conservarla de forma temporal. Es decir que también aumenta la capacidad de guardar información basura relevante.

Lo peor de los backups es la acción en si misma, nos olvidamos o simplemente nos da fiaca hacerlos. Es una tarea molesta y a pesar de saber que mucho más molesto será perder la información, no lo hacemos. Es algo así como lo que pasa con el cinturón de seguridad. Pero como dije al principio, existen programas que nos facilitan un poco la tarea, solo es cuestión de googlear “programas para hacer backups“.

Las memorias son lo que los discos para los dispositivos móviles, y si bien es posible también crear backups del contenido que tengan a través del software del fabricante o similares, la solución preestablecida en el mundo móvil es la que veremos a continuación.

Lo moderno, sincronización

La sincronización en la nube llegó para quedarse. Si bien la posibilidad de sincronizar nuestra información en todos nuestros dispositivos está presente desde hace tiempo (más de dos años), pocos la utilizan y algunos ni siquiera saben de su existencia.

Básicamente se trata de alojar toda la información que queramos en un servidor en Internet y descargarla a las computadoras y dispositivos para tenerlos siempre a mano o en el momento en que la necesitamos. Cada vez que realizamos cambios en un archivo de una computadora, el software se encarga de actualizarlo en la nube y por consiguiente en todos los dispositivos donde estemos sicronizando ese archivo.  Lo mismo si eliminamos o creamos nuevos.

Alternativas hay muchas pero para no volvernos locos podemos filtrar a priori por algunas características de nuestro propio entorno como las plataformas en las que nos movemos (Windows, Apple, Android), precios, y ya entrando en detalle, calidad (son todos muy buenos). Se pueden hacer también combinaciones de servicios y todo tipo de cosas para tener los contenidos organizado. Como en todo Internet, hay alternativas gratuitas y otras de pago, servicios con ambas caracteristicas y distintos planes.

En mi caso particular utilizo Windows y Android y soy muy amante de los servicios de Google.

Para todo lo correspondiente a mi profesión utilizo Google Drive, lo que me permite tener los archivos con los que trabajo diariamente siempre a mano y con un backup permanente. Ademas con su aplicación para Android puedo acceder a cualquier archivo desde el celular, cuando por ejemplo no llevo mi notebook con migo y lo necesito urgente. Otras alternativas para estas dos plataformas son Microsoft OneDrive o Dropbox. Si utilizas productos de Apple iCloud es tu mejor opción.

Para los contactos personales y profesionales es muy simple, Android, iOS, Windows Phone y Blackberry cuentan con la capacidad de sincronizar los contactos del teléfono con tus cuentas de por ejemplo Gmail o Hotmail. Así todo se almacena en tu cuenta de correo y jamas volves a perder un contacto. Pasarlos a un teléfono nuevo es cuestión de segundos y no requiere mas que dar la orden.

Otro de los servicios de Google que me facilitan la vida es Calendar, en donde centro toda mi agenda, tareas y actividades. Lo puedo consultar hasta en la heladera.

Para mi archivo fotográfico (algo así como 70.000 mil fotos) tengo un backup en el disco externo y otro en una cuenta totalmente privada de Flickr, servicio que ofrece 1TB  de forma gratuita para todos sus usuarios. Otra alternativa interesante es la que ofrece Google+/Drive en su apartado de fotos, que permite almacenamiento ilimitado de fotos hasta 2048px, aquí lo explican muy bien.

Para mi música me alcanza con tener Spotify y algunos álbumes de ciertos artistas en el disco externo.

Para las tareas y las notas utilizo Redbooth y Google Keep respectivamente.

Con Chrome como navegador en todos mis dispositivos me aseguro la sincronizacion de mis marcadores, extensiones y preferencias. Otros navegadores modernos también cuentan con esta opción.

Conclusión

En mi caso toda la información de la notebook, está en la nube y  toda la información de mi celular, esta en la nube. De esta forma, estos dos dispositivos que están siempre en movimiento y tienen el mayor riesgo de perderse, romperse o ser robados, son los que en nada me afectaría su perdida desde el punto de vista de la información que contengan porque todo está online.

Mi computadora de escritorio es la que tiene cierta información con una ubicación única y estática a la que le debo realizar el backup tradicional a un disco externo, pero es mínima. Y mínimo también es el riesgo a que le pase algo, por lo menos con respecto a los otros aparatos.

Así que ya saben, si quieren dejar de perder información o lo que es más seductor, nunca más perder un archivo y no tener que hacer nada para lograrlo, amiguense con la sincronizacion.

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